C’est un classique de la gestion d’entreprise. D’une simple feuille de tableur à des progiciels de gestion totalement intégrés, le tableau de bord de l’entreprise est le cadran qui vous permettra de savoir où vous en êtes. C’est un indicateur . Mais pour qu’il remplisse son rôle, il faut en définir les critères pertinents.
Suis-je concerné avec ma toute petite entreprise ? La réponse viendra souvent d’elle-même… quand vous ne saurez plus si votre activité est rentable ou si vos équipes tournent à 100% ! Mais avant d’en être là, le tableau de bord sera un outil de pilotage. Il est important de se familiariser avec cet outil avant de devoir réagir dans l’urgence lorsque la structure de votre entreprise sera devenue complexe et de fait illisible.
Le tableau de bord est un outil personnel lié au dirigeant et à sa façon de voir l’activité. Néanmoins sa fonction est identique qu’elle que soit l’entreprise. Les critères de construction de cet outil sont à garder à l’esprit :
- Peu d’indicateurs
- Indicateurs impactant l’activité,
- Présentation mensuelle,
- Facilité d’usage et de mise à jour
Quelle partie de l’activité scruter ?
Les tableaux de bord peuvent être déployés sur tous les pôles de l’entreprise : ressources humaines, avancement de projet, données financières… En début d’activité, les indicateurs les plus importants seront financiers et directement liés à la trésorerie :
- Le Chiffre d’Affaires,
- Les ‘’Achats’’ (marchandises, sous-traitance…),
- Les coûts de structure,
- Le solde de la banque.
Avec le développement de l’activité, certaines données clés demanderont plus de détail : découpage du CA, de la masse salariale (prod, adm., commercial…), détail des sous-traitants… c’est à vous de définir les critères pertinents.
Comparaison et projection
Les indicateurs parlent d’eux-mêmes. Mais il ne faut pas oublier les objectifs de départ. Le prévisionnel fait lors de la création de l’entreprise est-il respecté ? Au-delà de la première année et avec le recul sur l’activité naissante quelles étaient les perspectives de développement ? Ont-elles été remplies ?
La comparaison des données prévisionnelles (initiales ou récurrentes) mettra en perspective les données du tableau de bord. Les écarts qui en ressortent devront être expliqués et des actions correctives menées par le dirigeant : renforcer la prospection ou la publicité, chercher des économies auprès des fournisseurs…
Comment remplir le tableau de bord ?
Il existe des logiciels qui le feront automatiquement. La plupart du temps, ils sont payant et ne vous éviteront pas la saisie des informations de base (total facture de vente, achats…). Plusieurs étapes peuvent être mises en place pour arriver à construire son outil et en automatiser une partie.
1/ Commencer par votre facturation.
Il existe de nombreux logiciels de facturation souvent gratuits. Au-delà de vous permettre d’avoir des factures correctement établis avec des totaux et des TVA correctes, vous pourrez en sortir des états mensuels de votre CA. S’il n’est pas déjà sous forme de tableur, il vous suffira de reporter ces totaux dans votre outil.
2/ Mettez en place un logiciel de gestion
Les logiciels de gestion commerciale intègrent la partie facturation mais aussi les achats. En y entrant vos fournisseurs, vous pourrez suivre vos marges et votre résultat. Certes il vous faudra gérez les achats mais qu’il s’agisse d’Excel ou de ce type de logiciel, c’est un passage obligatoire. Rien ne vous empêche de gérer vos fournisseurs dans les grandes masses… l’intérêt du logiciel est de vous offrir un cadre et de produire les états de gestion avec les indicateurs minimums.
3/ La trésorerie
C’est la limite des logiciels de gestion seuls. Vous pourrez gérer, suivre encaissements et décaissements mais le suivi de la trésorerie avec le solde de la banque n’est présent que si vous les couplez à des logiciels comptables. C’est un facteur de coût supplémentaire.
4/ Et la comptabilité dans tout ça ?
La comptabilité fournira l’intégralité des données qui composent le tableau de bord. Un tableur vous permettra de traiter et synthétiser les données pour sortir automatiquement le tableau de bord. Les comptabilités couplées avec les logiciels de gestion du même éditeur, vous permettront 2 solutions :
- Gérer votre comptabilité vous-même et construire votre tableau de bord,
- Demander un retour de votre comptabilité par votre expert-comptable à chaque mise à jour pour construire votre tableau de bord.