Toute entreprise est tenue d’établir ses comptes une fois par an : c’est le « travail de bilan ». C’est un événement important pour l’entreprise et son dirigeant à plusieurs titres. Il permet de déterminer les différents impôts et taxes mais plus largement de donner une image de l’activité et du patrimoine de l’entreprise.
Loin d’être un simple arrêté chronologique de la saisie comptable, le « bilan » est un ensemble de travaux qui permettent de valoriser les opérations de l’année. Il inclut :
- le bilan en lui-même qui constitue la partie patrimoniale et structurelle de l’entreprise,
- Le compte de résultat qui synthétise l’activité économique de l’exercice (pas forcément une année civile),
- L’annexe aux comptes qui regroupe détails et informations contextuelles.
C’est un moment privilégié pour prendre du recul sur votre activité et vous projeter. Afin que cette démarche soit porteuse d’informations, il faut la comprendre et avoir quelques connaissances pour l’appréhender. A défaut, le bilan risque d’être subi et n’en ressortira que comme une contrainte administrative.
En fonction de votre activité, 2 modes d’établissement des comptes existent :
- La comptabilité de trésorerie pour les activités libérales ou « freelance »,
- La comptabilité dite « créances et dettes » pour toutes les autres activités.
Il n’y a pas de choix à prendre : il s’agit d’un cadre légal. Néanmoins chaque bilan doit être un moment d’échange avec votre expert-comptable pour comprendre les documents qui vous seront remis.
La comptabilité de trésorerie : voyager léger !
Ce régime ne s’applique qu’aux activités libérales (professions de santé, conseil, auteurs…) sous forme d’entreprise individuelle : c’est une obligation. Le bilan est établi selon les recettes et les dépenses de l’année civile.
Très peu de retraitements sont effectués. En cours d’année seront intégrées les éléments provenant de paiements en espèces ou par le biais du compte personnel (si compte pro.). Le bilan permettra de valoriser :
- Les amortissements annuels : étalement de la charge d’investissements (logiciel, informatique, mobilier… > 500 €) au prorata de la durée de vie,
- La part de la CSG CRDS (URSSAF) non déductible du résultat,
- L’arbitrage entre barème kilométrique et frais réel pour le véhicule.
Seul votre résultat est présenté à l’administration : le bilan est une partie technique nécessaire mais transparente.
Que faire de son bilan ? Les cotisations sociales (RSI, CIPAV…) payées sur l’année ne correspondent pas au résultat. Profitez de ce moment pour demander à votre expert-comptable une estimation de la régularisation à venir. La TVA – lorsque vous n’êtes pas au réel – sera elle aussi à régulariser début mai. Le rendu du bilan est le moment idéal pour prévoir ces décaissements s’ils n’ont pas été prévus au cours de l’activité.
La comptabilité d’engagement : tout est dans le bilan
« créances-dettes » ou d’engagement, ce régime de présentation est plus lourd à gérer et à comprendre. En retour toutes les informations permettant des prospectives sont présentes dans les comptes.
Au quotidien l’avantage principal est de suivre vos clients et fournisseurs. D’un coté, les factures sont saisies en date d’émission (date de la pièce physique). De l’autre la banque est saisie puis pointée avec les factures. Elle sert ainsi de validation des flux comptables « virtuels » qui doivent à terme se traduire par des flux bancaires.
Le suivi de la trésorerie est important. La comptabilité organisée ainsi vous permettra de calculer votre besoin en fond de roulement : principalement le décalage dans le temps entre le paiement de vos clients et celui de vos fournisseurs.
L’établissement de votre bilan et la détermination de votre résultat nécessitera des retraitements importants :
- Rattachement des factures à la bonne année : la quittance de loyer de décembre concerne en fait janvier !
- Valorisation des stocks (augmente le résultat en général),
- Provision pour dépréciation : litiges clients avérés,
- Détermination de la régularisation des cotisations RSI du gérant,
- En cas de projets ou chantier à cheval sur la date de clôture, rattacher la marge à l’exercice : la facture de solde du projet livré en décembre et émise en janvier !
Cette liste n’est pas exhaustive et variera avec le volume et la complexité de l’activité. Elle permet de comprendre que le résultat ne peut être estimé sur la base du niveau de trésorerie ou d’un arrêté de saisie comptable : il faut attendre la fin du bilan pour avoir un aperçu… au risque d’avoir de grandes surprises !
A quoi sert le bilan ? Toutes les informations y étant traduite, l’expert-comptable doit vous en présenter une synthèse compréhensible :
- créance client = retard incohérent pouvant alourdir la trésorerie,
- régularisation RSI à prévoir pour les gérants de SARL,
- étude de la marge si nécessaire.
L’histoire, c’est l’histoire ! que faire de son bilan ?
Le Bilan est un indicateur à un moment donné. Il ne vaut pas pour l’avenir mais donne 2 informations susceptibles de resservir :
- La marge,
- Le niveau des charges (fixes)
La marge est ce qu’il reste d’une vente lorsque tous les achats directs ont été réglés. C’est simple à déterminer lorsqu’on est commerçant mais beaucoup moins pour une entreprise amenée à gérer des projets longs et variés. Cette information se trouve dans le compte de résultat de manière globalisée. Elle est constante et peut être appliquée dans les prévisions et budgets.
Le deuxième indicateur est le niveau de charges fixes. Par définition elles sont identiques d’une année sur l’autre. En dehors du fait qu’elles peuvent servir de base pour l’année à venir, l’abonnement de ces charges fait parfois oublier leur montant réel : à voir ce qui peut être renégocié pour faire quelques économies.
Ces 2 éléments permettent de mettre en place très rapidement un budget prévisionnel d’activité qui vous servira dans une démarche de tableau de bord (comparaison réel et prévisionnel).
Le bilan a une vocation historique mais de nombreuses informations servent au pilotage quotidien de l’entreprise. Pour cela l’expert-comptable vous en expliquera la substance pour vous permettre :
- De savoir ce qui constitue votre résultat,
- De connaitre les possibilités d’économies et/ou axes d’amélioration,
- De faire un point sur votre propre perception de l’activité,
- De vous projeter et prendre des décisions.